POLÍTICA DE PRIVACIDAD

1. Responsable del tratamiento

Titular:  IGNACIO NICOLAS EVER OLIVARES
Nombre comercial: ARCHIVO37
NIF/NIE: Z2334061A
Domicilio profesional: C INMACULADA CONCEPCION NUM 17 Planta 01 Pta. E 28019 MADRID
Correo electrónico: info@archivo37.es
Sitio web: https://archivo37.es

El responsable trata los datos personales de acuerdo con el Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos, y con la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

2. Categorías de datos tratados

Dependiendo de la relación con el usuario y del servicio solicitado, ARCHIVO37 puede tratar las siguientes categorías de datos:

• nombre y apellidos;
• número de teléfono;
• dirección de correo electrónico;
• datos de contacto y comunicaciones;
• información facilitada voluntariamente mediante formularios o mensajes;
• información sobre el servicio solicitado;
• fechas, localizaciones, participantes y características de una sesión;
• datos del cliente principal y de otros participantes;
• NIF, NIE u otro identificador fiscal cuando sea necesario;
• domicilio fiscal y datos de facturación;
• razón social y datos de empresas o profesionales;
• datos necesarios para preparar contratos y autorizaciones;
• información sobre el estado del pedido y del pago;
• fotografías, vídeos, voz e imagen de los participantes;
• archivos audiovisuales;
• fotografías seleccionadas por el cliente;
• información sobre fotografías adicionales solicitadas;
• autorizaciones relacionadas con la utilización o publicación de imágenes;
• comunicaciones realizadas mediante email, WhatsApp, Instagram u otros canales;
• preferencias de cookies;
• datos técnicos estrictamente necesarios para la seguridad y funcionamiento del sitio;
• datos estadísticos obtenidos mediante Google Analytics después del consentimiento.

ARCHIVO37 no solicita categorías especiales de datos personales. El usuario deberá evitar comunicar información médica, ideológica, religiosa o especialmente sensible, salvo que resulte estrictamente necesaria y se haya acordado previamente.

3. Procedencia de los datos

Los datos pueden obtenerse:

• directamente del usuario mediante formularios;
• mediante email;
• mediante WhatsApp, Instagram u otros canales;
• durante la preparación y realización de una sesión;
• durante la generación y aceptación del contrato;
• mediante formularios destinados a otros participantes;
• mediante los datos facilitados para emitir una factura;
• mediante la galería privada de selección;
• mediante cookies analíticas aceptadas por el usuario;
• mediante la confirmación del estado de un pago por parte del proveedor correspondiente.

Cuando una persona facilite datos de otros participantes, deberá asegurarse de que está autorizada para hacerlo y de que dichas personas han sido informadas.

Cuando resulte necesario, cada participante deberá aceptar directamente las condiciones relacionadas con su imagen y sus datos.

4. Finalidades y bases jurídicas

4.1. Consultas y solicitudes de información

Los datos se utilizan para:

• responder consultas;
• informar sobre los servicios;
• comprobar disponibilidad;
• preparar propuestas o presupuestos;
• comenzar la organización de una sesión o proyecto.

La base jurídica es la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el interesado.

Cuando la consulta no esté relacionada con una posible contratación, la base jurídica será el consentimiento manifestado mediante el envío voluntario del mensaje.

4.2. Gestión de reservas y servicios

Los datos se utilizan para:

• gestionar solicitudes y reservas;
• coordinar fechas, horarios y localizaciones;
• identificar a los participantes;
• preparar y formalizar contratos;
• organizar la sesión o producción;
• gestionar cambios e incidencias;
• mantener las comunicaciones necesarias;
• prestar y entregar el servicio contratado.

La base jurídica es la ejecución del contrato y la aplicación de medidas precontractuales.

4.3. Contratación mediante enlace personalizado

Después de acordar las condiciones principales del servicio, ARCHIVO37 puede enviar al cliente un enlace personalizado para formalizar la contratación.

Antes de realizar el pago, el cliente podrá:

• revisar el servicio seleccionado;
• introducir sus datos;
• facilitar los datos necesarios para la facturación;
• indicar los datos de otros participantes;
• revisar el contrato;
• elegir las condiciones aplicables a la publicación de imágenes;
• aceptar el contrato;
• realizar el pago correspondiente.

Cuando la sesión incluya una pareja o varias personas, la plataforma podrá solicitar los datos de los demás participantes.

Cada participante mayor de edad deberá aceptar personalmente las condiciones relativas al uso o publicación de su imagen cuando dicha aceptación sea necesaria.

La base jurídica es la aplicación de medidas precontractuales, la ejecución del contrato y, cuando corresponda, el consentimiento o la autorización contractual para fines de publicación.

4.4. Facturación, cobro y obligaciones legales

Los datos se utilizan para:

• confirmar el pedido;
• gestionar el pago;
• registrar su estado;
• emitir facturas completas o simplificadas;
• cumplir obligaciones fiscales, contables y administrativas;
• gestionar devoluciones;
• gestionar cantidades pendientes;
• atender reclamaciones.

Cuando legalmente sea posible emitir una factura simplificada a un particular, ARCHIVO37 podrá no solicitar su NIF/NIE ni su domicilio fiscal.

Cuando sea necesaria una factura completa o el cliente actúe como empresa o profesional, podrán solicitarse:

• nombre y apellidos o razón social;
• NIF, NIE o número de identificación fiscal;
• domicilio fiscal;
• dirección de correo electrónico;
• datos de la persona de contacto.

ARCHIVO37 solicita estos datos únicamente cuando resultan necesarios para la facturación, el cumplimiento legal o una solicitud del cliente.

La base jurídica es la ejecución del contrato y el cumplimiento de obligaciones legales.

Cuando la operación se realice mediante una pasarela externa, los datos completos de la tarjeta serán tratados directamente por el proveedor de pagos. ARCHIVO37 no almacenará el número completo de la tarjeta, la fecha de caducidad ni el código de seguridad.

La identidad del proveedor de pagos se incorporará a esta política cuando el servicio se encuentre efectivamente contratado.

4.5. Producción de fotografías y vídeos

La imagen, voz, fotografías, vídeos y demás archivos audiovisuales se tratan para:

• realizar la sesión o producción;
• organizar y revisar el material;
• realizar selección, edición, retoque o montaje;
• preparar galerías;
• entregar los archivos;
• realizar correcciones;
• atender incidencias técnicas;
• gestionar reclamaciones relacionadas con el servicio.

La base jurídica es la ejecución del contrato.

La utilización necesaria para realizar y entregar el trabajo es independiente de la autorización para publicarlo.

4.6. Publicación en web, portfolio y redes sociales

Las fotografías, vídeos, backstage, nombres, perfiles e información sobre un proyecto únicamente se publicarán cuando exista una base jurídica suficiente, como:

• autorización del participante;
• acuerdo contractual;
• licencia o cesión de derechos;
• condición expresamente aceptada de un proyecto creativo o colaboración;
• otra base jurídica aplicable.

En los servicios de pago, el contrato establecerá las condiciones de publicación y podrá permitir que el participante elija entre diferentes opciones.

Estas opciones podrán incluir:

• no autorizar la publicación;
• autorizar únicamente materiales concretos;
• autorizar resultados previamente acordados;
• autorizar resultados finales;
• autorizar backstage;
• autorizar menciones o publicaciones conjuntas.

En los proyectos gratuitos o colaborativos, la autorización para utilizar y publicar la imagen podrá constituir una condición esencial del proyecto, siempre que su alcance se explique claramente antes de la aceptación.

La titularidad de los derechos de autor sobre una fotografía o vídeo no elimina los derechos de las personas que aparecen de forma identificable.

4.7. Galería privada de selección y entrega

ARCHIVO37 utiliza una herramienta alojada en su propio sitio web para que el cliente pueda visualizar, seleccionar y recibir fotografías.

El acceso se realiza mediante un enlace personalizado y no indexado que contiene un identificador largo y aleatorio.

La plataforma registra únicamente las fotografías seleccionadas por el cliente y la información necesaria para gestionar el pedido correspondiente.

No se crean cuentas de usuario y ARCHIVO37 no utiliza la galería para elaborar perfiles ni para registrar un historial individual de visualizaciones o descargas.

La galería puede permitir que el cliente solicite fotografías adicionales por encima de las incluidas inicialmente en el servicio.

En ese caso, la plataforma podrá:

• identificar las fotografías adicionales;
• calcular su coste;
• generar un pedido adicional;
• mostrar las condiciones correspondientes;
• generar un enlace para realizar el pago adicional;
• registrar la confirmación del pago;
• añadir las fotografías al encargo final.

La base jurídica es la ejecución del contrato inicial, la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por el cliente y la ejecución del pedido adicional.

El enlace está destinado al pedido correspondiente. El cliente puede decidir compartirlo con otras personas y será responsable de las consecuencias derivadas de dicha decisión.

ARCHIVO37 no será responsable del acceso de terceros cuando se produzca como consecuencia de la entrega voluntaria del enlace por parte del cliente o de una conservación inadecuada del enlace.

Esta limitación no se aplicará si el acceso se produce debido a un fallo de seguridad imputable a ARCHIVO37.

4.8. Comunicaciones mediante email y mensajería

El email, WhatsApp y otros canales pueden utilizarse para:

• responder consultas;
• confirmar detalles;
• enviar presupuestos;
• enviar contratos;
• enviar enlaces de pago;
• enviar enlaces de selección;
• comunicar que el trabajo está terminado;
• enviar enlaces de descarga;
• atender consultas posteriores;
• resolver incidencias.

ARCHIVO37 no utiliza estos datos para newsletters ni comunicaciones publicitarias masivas.

4.9. Redes sociales

ARCHIVO37 mantiene o podrá mantener perfiles en Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok y otras redes sociales.

Cuando el usuario siga, contacte o interactúe con dichos perfiles, sus datos se tratarán para responder y gestionar la relación derivada de la interacción.

Las plataformas también tratarán los datos conforme a sus propias condiciones y políticas de privacidad.

4.10. Analítica web

Google Analytics se utiliza para obtener estadísticas sobre el uso del sitio web únicamente después de que el usuario haya aceptado las cookies analíticas.

La base jurídica es el consentimiento.

El usuario puede rechazar o retirar este consentimiento mediante la opción «Configurar cookies».

4.11. Seguridad y defensa de derechos

Determinados datos técnicos, comunicaciones y documentos pueden utilizarse para:

• mantener la seguridad del sitio;
• prevenir accesos ilícitos o fraudulentos;
• acreditar la contratación;
• atender reclamaciones;
• demostrar el cumplimiento de obligaciones;
• ejercer o defender derechos legales.

La base jurídica es el interés legítimo del responsable y, cuando corresponda, el cumplimiento de obligaciones legales.

5. Carácter obligatorio de los datos

Los campos indicados como obligatorios son necesarios para responder, contratar o prestar el servicio.

La falta de dichos datos puede impedir que ARCHIVO37:

• atienda una solicitud;
• prepare un presupuesto;
• formalice el contrato;
• emita una factura;
• tramite el pago;
• realice o entregue el encargo.

El email podrá ser opcional cuando sea suficiente la comunicación mediante teléfono o mensajería.

6. Plazos de conservación

• Solicitudes que no se conviertan en una contratación: hasta 12 meses desde la última comunicación.
• Correspondencia relacionada con un servicio: con carácter general, hasta 12 meses desde su finalización.
• Contratos, autorizaciones y pruebas de aceptación: durante los plazos legales de responsabilidad y reclamación aplicables.
• Facturas y documentación fiscal: durante los plazos exigidos por la normativa fiscal, contable y administrativa.
• Galerías, archivos de trabajo y resultados: durante un máximo de 12 meses desde el envío del enlace al cliente.
• Información sobre fotografías seleccionadas y pedidos adicionales: durante la prestación del servicio y posteriormente durante el periodo necesario para acreditar el contenido y coste del pedido.
• Autorizaciones para publicar imágenes: mientras los materiales permanezcan publicados o se utilicen y, posteriormente, durante el plazo necesario para atender posibles responsabilidades.
• Preferencias de cookies: durante la vigencia del mecanismo utilizado para guardar la elección.
• Datos de Google Analytics: conforme a la configuración y los periodos de conservación establecidos en el servicio.

Los datos podrán conservarse durante más tiempo cuando exista:

• una reclamación;
• una deuda;
• un conflicto contractual;
• una inspección;
• una obligación legal;
• la necesidad de ejercer o defender derechos.

ARCHIVO37 no garantiza la conservación indefinida de fotografías o vídeos.

El cliente es responsable de descargar y conservar sus propias copias de los materiales entregados.

7. Destinatarios y proveedores

Los datos personales no serán vendidos ni cedidos a terceros con fines publicitarios.

Hetzner

Proveedor de alojamiento web, infraestructura y almacenamiento.

El servidor utilizado por ARCHIVO37 se encuentra actualmente en Helsinki, Finlandia, dentro del Espacio Económico Europeo.

En dicho servidor pueden almacenarse:

• el sitio web;
• datos de formularios;
• galerías;
• fotografías;
• vídeos;
• selecciones;
• pedidos;
• resultados.

OVHcloud

Proveedor de correo electrónico.

Puede tratar los datos incluidos en emails, archivos adjuntos y comunicaciones enviadas o recibidas mediante las cuentas utilizadas por ARCHIVO37.

Meta Platforms

Proveedor de servicios como WhatsApp e Instagram.

Meta tratará datos cuando el usuario decida contactar o interactuar mediante dichas plataformas.

Google

Proveedor de Google Analytics.

Google Analytics se utiliza únicamente cuando el usuario acepta las cookies analíticas.

Proveedor de pagos

Cuando se incorpore un proveedor de pagos, este tratará los datos necesarios para procesar las operaciones y confirmar su estado.

Su identidad se añadirá a esta política cuando el servicio haya sido efectivamente contratado.

Administraciones y autoridades

Los datos podrán comunicarse a la Agencia Tributaria, juzgados, autoridades, cuerpos de seguridad u otros organismos cuando exista una obligación legal.

Si se incorporan servicios de facturación, asesoría, firma electrónica o colaboradores externos con acceso a datos, esta política será actualizada.

8. Transferencias internacionales

El alojamiento principal en Helsinki se encuentra dentro del Espacio Económico Europeo y no constituye una transferencia internacional a un tercer país.

El uso de servicios de Meta o Google puede implicar tratamientos o transferencias internacionales.

Estos proveedores deberán aplicar los mecanismos y garantías previstos en la normativa europea.

9. Menores de edad

Los menores no deberán enviar datos ni contratar servicios sin la intervención de sus padres o representantes legales cuando resulte necesaria.

En sesiones con menores, ARCHIVO37 podrá solicitar:

• identificación del padre, madre o representante;
• acreditación de la representación;
• autorización para realizar la sesión;
• autorización específica para publicar imágenes.

La autorización para realizar la sesión no implica automáticamente autorización para publicar las imágenes.

10. Datos de otros participantes

Cuando una sesión incluya parejas, familias, modelos, empleados u otros participantes, cada persona conserva sus propios derechos sobre sus datos y su imagen.

ARCHIVO37 podrá solicitar que cada participante mayor de edad complete o acepte las condiciones correspondientes.

En proyectos contratados por empresas, el cliente deberá informar adecuadamente a empleados y participantes.

11. Derechos

• acceso;
• rectificación;
• supresión;
• oposición;
• limitación del tratamiento;
• portabilidad, cuando resulte aplicable;
• retirada del consentimiento;
• no ser objeto de decisiones exclusivamente automatizadas, cuando resulte aplicable.

La retirada del consentimiento no afecta a la licitud del tratamiento realizado anteriormente.

Para ejercer estos derechos deberá enviar una solicitud a:

info@archivo37.es

La solicitud deberá indicar el derecho que desea ejercer e incluir la información necesaria para verificar la identidad del solicitante.

12. Reclamaciones

El interesado puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos cuando considere que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa.

13. Decisiones automatizadas

ARCHIVO37 no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre los usuarios basándose exclusivamente en tratamientos automatizados.

ARCHIVO37 no elabora perfiles comerciales de sus clientes.

14. Seguridad

ARCHIVO37 aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos frente a accesos no autorizados, pérdida, modificación, divulgación o destrucción.

No obstante, ninguna transmisión o sistema conectado a Internet puede garantizar una seguridad absoluta.

15. Modificaciones

Esta política podrá actualizarse cuando cambien los servicios, proveedores, herramientas o requisitos legales.

Última actualización: 21 de julio de 2026.